This post was originally published on this site.

Att skapa och implementera gemensamma arbetsrutiner är en stor utmaning för många försäljningschefer. Det har jag sett på min arbetsplats under tidigare anställningar och nu som konsult även hos kunder. Rutiner som skulle kunna skapa stor en effektiv säljprocess prioriteras bort och skapar spretighet i organisationen. Med facit i hand låter det som en enkel ekvation att få ihop eftersom en säljavdelnings primära syfte är att skapa affärer och vinster för bolagen. En stor del av säljchefens vardag borde gå till att fokusera på att effektivisera säljprocessen. Men varför är det då så svårt?

Dilemmat social kompetens vs ansvar för administration

Med högre krav på social kompetens genom fler kanaler än någonsin ligger det sällan högst upp på prioriteringslistan för säljare att följa företagsenliga arbetsrutiner. I rekryteringsannonser som efterfrågar säljpersonal hittar vi ofta nyckelord som beskriver önskvärda egenskaper som:

  • karismatisk
  • driven
  • kundfokuserad
  • tävlingsinriktad

Dessa är dock sällan utmärkande drag hos någon som gillar att anpassa sig till interna företagsregler och rutiner.

Som säljchef kan det helt enkelt vara svårt att få de fantastiska människor man anställt i syfte att sälja företagets produkter och uppvakta kunder, att till exempel dokumentera det de gjort under dagen.

Att nå säljmål och att skapa rapporter, siffror och statistik till företagets ledning ingår i ansvarsområdet för säljchefen. Detta för att säkerställa att avdelningen gör rätt saker och går med vinst. Min erfarenhet av att arbeta med säljchefer säger att personer i denna roll ofta hamnar i ett dilemma där de ofta själv tar på sig rollen som administratör för att kompensera för sina medarbetares ovilja att skapa struktur.

Legoövningen som varje säljavdelning borde pröva

Jag arbetade för några år sedan på ett företag som genomförde en intressant övning med oss medarbetare. Jag vet inte vem som kom på konceptet men utförandet var briljant, enkelt och syftet framgick tydligt. Ledningen på företaget ville skapa en grundläggande förståelse för varför det är tidsmässigt lönsamt i ett bolag att lära sig och följa de instruktioner och arbetssätt som företaget predikar.

Övningen går till som följer:

  1. Samla ihop personalen och förklara att ni ska ha en liten tävling.
  2. Dela in personalen i grupper om cirka 6 personer, gärna i olika rum eller hellre sätt en skärm emellan. Det är viktigt att grupperna inte ser varandra.
  3. Ge instruktionen att under denna övning får ingen prata men det är en övning i samarbete.
  4. Ge sedan gruppen en låda med en legosats som ska byggas.
  5. Den grupp som klarat att bygga ihop legoföremålet först vinner.

När jag var med i övningen tänkte jag att det skulle vara lätt som en plätt, jag har tre barn och är van att bygga lego så jag skulle lätt bidra till en säker vinst. Vi började att bygga för att skapa en figur som exakt efterliknade figuren på bilden på omslaget. När vi var ungefär halvklara ropar den andra gruppen plötsligt ”klara!” Hur var det möjligt?

Workshopledaren avlägsnade då skärmen de hållit mellan oss och den andra gruppen, och mycket riktigt, där stod fordonet och såg exakt ut som bilden. Bredvid låg asken där legobitarna legat i och manualen. Men vänta nu, manualen? Vår grupp hade inte fått någon manual!

Tricket är alltså att tilldela en manual, det vill säga en tydlig instruktion till den ena gruppen, medan den andra gruppen får frilansa och försöka skapa samma figur på egen hand. Vem tror ni är snabbast och sparar mest tid?

Lärdom till dig som är säljare

Det är roligt med tävlingar, men det finns förstås ett större allvar bakom det hela. Är du anställd för att vara utåtriktad och karismatisk och att få kunden att säga ”ja!” är och ska det vara ditt primära fokus. Jag säger inte att säljare som väljer att hitta på egna rutiner nödvändigtvis säljer sämre. Jag har sett exempel på försäljare som använder egna Excel-ark som kunddatabas, köper ofantligt många hockeybiljetter till sina kunder, och offererar genom att skriva en summa till kunden på en servett, göra miljonaffärer.

Men hur, det vill säga vilken metod du använder för att skapa affärer och nå framgång är information som bör ägas av det företag som betalar din lön. Den informationen bör spridas, utvärderas och utgöra ett underlag för förbättringsåtgärder.

Säljprocessen som exempel är en sammanställning av ”best practice”, en manual som bygger på erfarenhet av vad som fungerar bäst för just ditt bolag i avseende att sälja. Det är vad företaget kommit fram till och det är du med dina erfarenheter som har möjlighet att förbättra den.

Men innan man förbättrar de befintliga rutinerna måste de utvärderas. Och för att kunna utvärdera, måste de användas.

Så om ditt företag vill att du använder speciella offertmallar, registrerar antal kundbesök och vad som bestämts i vilket skede och till vilken kund så är det också det du anställts för. Adjust!

Lärdom till dig som är säljchef

Legoövningens syfte är att skapa en tankeställare och grundläggande förståelse och acceptans hos dina säljare. Den är tänkt att belysa hur mycket mer effektivt det kan vara att dra lärdom från andra och att följa de beskrivningar som företaget har tagit fram än att ”frilansa” och hitta på eget. Fördelarna för dig med att skapa säljprocesser, mallar och rutiner som du också får säljarna att använda är framförallt att det blir så mycket lättare att rapportera försäljningsresultat. KPI:er (Key Performance Indicators) bygger på mätbara värden. För att kunna mäta värden som till exempel hur många gånger man i snitt behöver träffa en kund innan man når en affär, hur många offerter som når till avslut och så vidare behöver detta dokumenteras. Det ligger därför i ditt intresse att lägga ansvaret på respektive säljare att använda gemensamma verktyg på ett visst sätt. På det viset blir det enklare för dig att sedan sammanställa resultatet och att föreslå hur ni kan effektivisera verksamheten ytterligare och öka produktiviteten hos säljarna.

Fyra sätt att ta Legoövningen till säljavdelningens vardag

Det är säljchefens ansvar att förankra, förklara och få med sig sina säljare på ”företagståget” –  och skapa en effektiv säljprocess. Här är några generella tips på hur ni kan använda Legoövningen som jag beskrivit ovan för att skapa en tankeställare och sedan följa upp och utveckla detta:

  • Påvisa varför det generellt är viktigt med rutiner, varför företaget skapat dessa processbeskrivningar eller manualer och varför det är relevant att följa dessa (workshop).
  • Diskutera varför det är viktigt med ett gemensamt arbetssätt (tidsbesparing, slipper uppfinna hjulet och så vidare).
  • Vägled, motivera och följ upp resultaten med dina säljare. Utgå från era företagsrutiner och påminn om hur de ska visa dig resultat.
  • Var transparent i ditt arbete och visa inkommen statistik och hur du strukturerar försäljningen varje vecka (resultat)

Sammanfattning

Som säljchef hamnar man ofta i ett prekärt dilemma. Å ena sidan ska man motivera sina säljare att få fler leads och öka försäljningen. Å andra sidan behöver man få säljarna att boosta företagets KPI:er genom att dokumentera och dela med sig av sina bedrifter enligt de principer som skapar företaget säljrapporter. På företaget jag arbetade på fick vi prova på en inledande workshop med tävlingskänsla som väckte tankar och förståelse hos säljarna. Den här typen av workshop tjänar inte sitt syfte utan att följa upp diskussionerna i vardagen och att införa transparens. Lär därför av det misstaget och följ upp workshopen och de diskussioner som uppstår för att verkligen implementera en effektiv säljprocess som vilar på ett arbetssätt som ökar er chanser för att lyckas.

Vill du veta mer om hur du skapar en effektiv säljavdelning? Läs gärna vår guide ”framtidens försäljning” som du kan ladda ner här nedan.

 

 

Inlägget Lego kan ge förståelse för effektiv säljprocess dök först upp på crmpaketet – ett lättanvänt och mobilt säljstöd.