Tekniska guider - “How to”

Dubbletthantering i Power Platform och CRMK Business Contacts – Del 1/3

Everything

CRMK Business Contacts hjälper till att hålla kundinformation up-to-date. Men för att kunna bibehålla bra kvalitet på informationen behöver man också säkerställa att det finns bra förutsättningar för att dubbletter skall undvikas och man behöver aktivt arbeta med sin information.

Det här är första inlägget av tre om datakvalitet och dubbletthantering.

CRMK Business Contacts och dubbletter

I detta inlägg går vi igenom vad som är bra att tänka på när man använder de olika funktionerna; Compare, Search, Marketing Tool och Sync – i CRMK Business Contacts vad gäller dubbletthantering. I nästa inlägg kommer vi att ta upp hur man använder out-of-the-box (OOTB) funktionaliteten för dubbletthantering i Power Platform, dvs. dubblettregler, dubblettkörningar och Merge-funktionalitet. I det sista inlägget kommer vi att beskriva vad som är bra att tänka på både initialt och löpande när man använder sig av vår produkt, CRMK Business Contacts och hur OOTB-verktygen för dubbletthantering kan användas under olika faser av införandet utav CRMK Business Contacts.

Compare

Compare kan användas för att jämföra den information man har om sin kund med informationen som finns hos Dun & Bradstreet. Man utgår alltid från ett konto eller en kontakt. Om kontot/kontakten redan är kopplad till Dun & Bradstreet och har IDn (Worksite ID och Company ID) kan man jämföra informationen man har med vad som finns hos Dun & Bradstreet. Om kontot/kontakten inte än är kopplat till Dun & Bradstreet, kan man använda Compare för att koppla samman och få IDn. Man får då nämligen upp Search och har möjligheten att koppla samman sin befintliga rad (sitt konto t ex) med IDn och annan mappad information från Dun & Bradstreet.

I exemplet nedan har vi för Kontot IKEA Älmhult valt Compare, fått reda på att det finns nyare information hos Dun & Bradstreet och vi kan välja om vi vill uppdatera den hos oss eller ej.

Exempel av Compare för IKEA
Figur 1 Användning av Compare, i detta fall när vi redan har IKEA Älmhult på plats hos oss.

När man använder Compare finns det egentligen inget speciellt att tänka på när det gäller dubbletter.

Search

Om man vill ta hem ett nytt konto eller en kontaktperson från Dun & Bradstreet till sitt system kan man använda Search och söka upp ett visst företag. Om man redan har företaget i sitt system så kommer man att se en bock framför företagsnamnet. Om man väljer att ta hem det igen, så skapas det inte ett nytt konto, i stället uppdateras det befintliga. Detta gäller alltså om man redan har IDn från Dun & Bradstreet på kontot/kontaktpersonen.

Om man använder Search och söker efter ett företag som man redan har i sitt system, men som inte är kopplat till Dun & Bradstreet än, så kommer det inte att visas någon bock framför, det visas bara en bock om man har Dun & Bradstreets IDn för kontot, dvs. att man har hämtat hem det därifrån.

Har man skapat kontot manuellt och sen väljer att ta hem företaget från Dun & Bradstreet via Search så skulle det kunna bli en dubblett i systemet.

Vi rekommenderar arbetssättet att man först kontrollerar om ett visst företag redan finns i ens system. Om det finns och inte än är kopplat till Dun & Bradstreet rekommenderar vi att man använder Compare för att koppla samman det med Dun & Bradstreet. Alternativt kan man använda Search men i efterhand göra en merge via OOTB-funktionaliteten i Power Platform med det tidigare kontot.

Search
Figur 2 Använder Search och en bock framför företaget visar att vi redan har detta hos oss.

Marketing Tool

När man gör en sökning efter nya potentiella kunder med Marketing Tool görs det i bakgrunden en koll på hur stor andel man redan har i sitt system. Det kan exempelvis vara Leads man har tagit hem tidigare via Marketing Tool och det kan också vara kontakter som har blivit kvalificerade från ett Lead. Här följer ett exempel, där vi kan se att vi har gjort ett urval och valt att ta hem nya Leads. När man tar hem nya Leads via Marketing Tool kan man välja om man vill hoppa över att ta hem de Leads som man redan har.

Bra att tänka på här är att kollen som görs i bakgrunden baserar sig på IDn från Dun & Bradstreet. Det görs ingen kontroll på Organisationsnummer eller Namn exempelvis för Konto. Annat som är bra att tänka på är att när man väl har tagit hem nya Leads är det ens egna process för dubbletthantering, när det gäller att konvertera Leads, som tar över. Med det menas att man behöver se till att det finns dubblettregler uppsatta som förhindrar att det skapas dubbletter för konton och kontakter. Läs mer om detta och just i fallet att kvalificera Leads, i MS Docs.

Marketing Tool
Figur 3: Vi har använt Marketing Tool och hittar att vi redan har 90% av det urval vi har gjort.

Synkronisering

Det finns funktionalitet i vår produkt som ser till att hålla informationen från Dun & Bradstreet uppdaterad löpande. Beroende på valda inställningar kan man få sitt data uppdaterat regelbundet i bakgrunden. Bra att tänka på här är att det i nuläget behövs både Company ID och Worksite ID på ett visst konto för att det skall hållas uppdaterat. Annat som är bra att tänka på är att vår synkroniseringsfunktion förutsätter att man inte har dubbletter bland sina Bisnode ID’n. Om man skulle ha det är det i nuläget bara ett av kontona som uppdateras.

CRMK Business Contacts kommer med en egen app, där man når Search och Marketing Tool samt initial uppsättning såsom mappning till exempel. Compare kan användas i era egna appar från Konto- och Kontaktformulären. Produkten innehåller också en egen vy för Konton, där man hittar kolumner som kommer med lösningen.

Bilden nedan visar ett exempel på ett Konto, där vi har både Company ID och Worksite ID. Vi har valt uppdateringsintervall 2 veckor för detta konto och vi kan exempelvis också se när nästa synkning kommer att göras. Allt ser bra ut!

Bisnode Sync information
Figur 3: Bisnode Sync information, tillgängligt direkt på Konto

Nu har vi gått igenom hur funktionerna i CRMK Business Contacts beter sig när det gäller dubbletthantering. I vårt nästa inlägg kommer vi att beskriva dubbletthantering generellt i Power Platform.

Carina Claesson, Systemarkitekt, MVP

Kontakta oss med dina frågor!

Känner du dig osäker eller är du redo att komma igång? Kontakta oss så svarar vi på alla frågor eller föreslår ett uppstartsmöte där vi går igenom era behov.