Dubbletthantering i Power Platform och CRMK Business Contacts – Del 2/3

Se till att du har bra förutsättningar för att undvika dubbletter, använd vår produkt CRMK Business Contacts, konfigurera dubbletthantering och glöm inte viss regelbunden registervård, så blir allt bra!

I föregående inlägg beskrev vi hur det fungerar med de olika funktionerna i CRMK Business Contacts och dubbletthantering. I detta inlägg kommer vi att visa hur det fungerar med dubbletthantering i Power Platform (och därmed även för Dynamics 365 Sales).

Hur undviker man då dubbletter? Jo, det finns verktyg i Power Platform för dubbletthantering. De hittas i Admin Center, om man går in i sin miljö, väljer Settings och Data Management. Där finns tre menypunkter:

Under Settings slår man på och av dubbletthantering för en viss miljö. Under Jobs sätter vi upp jobb som kan upptäcka dubbletter och under Rules konfigurerar vi de regler som skall gälla, vad vi anser är en dubblett per tabell.

Kanske har ni redan befintlig information om kunder och har redan dubbletter i ert system. Då kan man ta hjälp av Duplicate Detection Jobs.

Det är jobb man kan köra för en tabell åt gången, t ex för konton. De kan också schemaläggas och köras regelbundet. När man skapar ett sådant jobb så är det Duplicate Detection Rules som ligger till grund för hur dubbletter identifieras. Det finns en wizard (en installations guide) där man går igenom sida för sida och sätter upp sitt jobb. Nedan ser vi att t ex att man har möjlighet att schemalägga jobben och man kan få en notifiering till sin inbox när jobbet har gått klart.

Även om man har en ”ren” databas utan dubbletter så bör man dels säkerställa att vi har skapat så bra förutsättningar som möjligt för att dubbletter skall undvikas. Till vår hjälp har vi då Duplicate Detection Rules. Dessa används både när man kör jobben som vi nyss nämnt och även löpande till exempel om en användare försöker skapa ett konto och det redan finns ett sådant med samma organisationsnummer. Så här kan det se ut från början, om man inte har satt upp några egna regler.

När man har hittat en dubblett behöver man hantera det. Det finns funktionalitet som hjälper till att merga ihop två rader, till exempel två konton. Man når denna funktionalitet både från vyer om man markerar två rader och även i det läge en dubblettregel slår in och systemet varnar för att det kan finnas en dubblett.

Merge när systemet upptäckt en dubblett:

För övrigt finns det något som kallas alternate keys. Det är nycklar som kan sättas upp per tabell, om man vill markera att något skall vara unikt. Det kommer då till exempel inte kunna skapas två likadana konton med samma värde i den kolumn som man angett skall vara en alternate key. Detta kan vara behändigt när man arbetar med integrationer generellt sett.

I detta inlägg har vi gått igenom funktionaliteten för dubbletthantering i Power Platform. I det sista lägget i den här serien kommer vi att knyta ihop säcken och berätta om hur vi tycker att dubbletter ska hanteras både initialt och sedan löpande när man har infört CRMK Business Contacts.

Carina Claesson, Systemarkitekt, MVP