Tekniska guider - “How to”

Dubbletthantering i Power Platform och CRMK Business Contacts – Del 3/3

Din resa till god datakvalitet börjar nu! Se till att ge dig själv de bästa förutsättningarna för att underlätta ditt arbete och undvika dubbletter. Använd vår produkt CRMK Business Contacts, konfigurera dubbletthantering och genomför regelbunden registervård.

Dubbletthantering i kombination med CRMK Business Contacts

Det här är sista delen i en serie av tre inlägg om dubbletthantering i Power Platform och CRMK Business Contacts. I första delen gick vi igenom hur de olika funktionerna i CRMK Business Contacts beter sig vad gäller dubbletter. I del två gick vi igenom hur det fungerar generellt med dubbletthantering i Power Platform (och Dynamics 365 Sales). I detta sista inlägg kommer vi att beskriva vad som kan vara bra att tänka på både initialt och även senare, löpande, när man använder CRMK Business Contacts.

Bra att tänka på vid införande av CRMK Business Contacts

Om ni har Dun & Bradstreet ID:n sedan tidigare behöver du se över vilka prefix era ID:n har. Exempelvis ska de i Sverige ha prefixet 1, men vissa äldre ID:n har haft prefix 112. Om era ID:n har prefix 112 ska det bytas ut mot 1. För att säkerställa att ni inte har några dubbletter för era Bisnode ID:n kan du skapa och köra ett dubblettidentifieringsjobb (duplicate detection job) efter att du tillfälligt har satt upp en regel som säger att ID:n måste vara unika. Det är också bra att säkerställa att alla konton har både Company ID och Worksite ID, då CRMK Business Contacts för närvarande förväntar sig båda ID:na.

Arbeta aktivt med datakvalitet

När du har säkerställt att du inte har några dubbletter av ID:n kan du se över de regler för dubbletthantering som finns uppsatta och se till att det stämmer överens med dina egna behov, till exempel att få en varning om man försöker skapa ett konto med samma namn och telefonnummer som ett befintligt konto. Annat exempel är att ha en dubblettregel på organisationsnummer. (Kolla upp vad det är default och se till att reglerna du vill ha blir uppsatta).

Även om det finns dubblettregler uppsatta så kan det hända att någon skapar upp en dubblett, eftersom dubbletthantering inte stoppar helt utan mer fungerar som ett varningssystem. Därför behöver du löpande se över att det inte finns dubbletter i systemet. Detta kan göras genom schemalagda duplicate detection jobs och du kan också få ett mejl med notifiering efter att jobbet har körts. Så att du sedan kan vidta de åtgärder som behövs, till exempel göra merge för konton.

Inom CRMK Business Contacts finns det en vy du kan använda där du kan se om något inte har synkroniserats med Dun & Bradstreet. Där visas de konton som inte har blivit uppdaterade av någon anledning, i det fall man har gjort en initial synkronisering. En av anledningarna kan vara att det finns en dubblett i systemet (till exempel två konton med samma Bisnode ID:n), en annan anledning kan vara att kontot bara har ett av ID:na (Company eller Worksite).

Ni kommer en bra bit på vägen vad gäller datakvalitet om ni inför CRMK Business Contacts och ser till att ha dubblettregler publicerade samt regelbundet kör jobb för att upptäcka dubbletter. Men det finns även andra aspekter. Glöm inte bort GDPR och att ha strategier och lösningar som stödjer era behov. Tänk också på att vissa delar gärna kan automatiseras allt eftersom ni upptäcker mönster. Men även om delar automatiseras behövs det aktivt arbetas med att se över den data ni har. Varför inte göra som vi gör på CRMK? Boka in dedikerad tid för registervård, där ansvariga får se över sina konton/kontaktpersoner och då kan avgöra om de är relevanta att ha kvar eller om de borde inaktiveras. Nu svävade vi bort lite från just hantering av dubbletter, men för att bibehålla en bra datakvalitet behöver man arbeta med olika delar och vi ville i denna serie ta upp specifikt hanteringen av dubbletter, men vi vill ju inte att du ska glömma bort de övriga delarna!

Lycka till och ha det så kul med registervården!

Detta var sista inlägget om dubbletthantering i en serie av tre inlägg. Se även mitt inlägg på engelska för mer detaljer och tankar kring datakvalitet.

Tveka inte att höra av dig till mig (carina.claesson@crmkonsulterna.se) om du vill veta mer om CRMK Business Contacts.

Carina Claesson, Systemarkitekt, MVP

Läs mer

Hur kan man hitta poster som det har gjorts merge för? Läs om detta på Mark Carringston’s blog: Identifying merged records – Mark Carrington

Mer information finns också i Microsoft Docs:
Duplicate Detection Jobs
Duplicate Detection Rules

Kontakta oss med dina frågor!

Känner du dig osäker eller är du redo att komma igång? Kontakta oss så svarar vi på alla frågor eller föreslår ett uppstartsmöte där vi går igenom era behov.