Med Flow kan vi bygga komplexa logiska flöden av information på en kafferast, som sedan underhålls av ett administratörsteam. I Jämförelse med en kodad lösning som gärna underhålls av utvecklaren själv, finns det både tid- och kostnadsbesparingar att göra. I framtiden ser vi förhoppningsvis Flow även bli en förlitlig integrationsmotor för t.ex. affärssystem, men vi är inte riktigt där än. I denna blogg delar jag med mig av två konkreta tips att ha i åtanke när man använder utlösarna i Flow som baserar sig på händelser i Dynamics.

Men först, vilket verktyg ska jag använda?

Flow kan funktionsmässigt ersätta traditionella arbetsflöden helt men i vissa fall är det som att använda en skruvmejsel till att dra ut spiken. Arbetsflöden kan köras i realtid och har en helt annan inverkan på vad användaren uppfattar som användarvänligt. Om vi kör ett synkront arbetsflöde uppdateras sidan och vi kan se resultatet direkt. Tumregeln är därmed: Använd arbetsflöden om det går.

Tips nummer 1, Att köra Flows från menyraden.

Man kan utlösa Flows från menyraden i Dynamics om man aktiverat det i instansens systeminställningar.

Gå sedan in på den entitet ni vill skapa ett Flow för, det fungerar på samma sätt som arbetsflöden att det finns bara en primär entitet per Flow.
När vi valt att skapa ett nytt flöde och skapat en anslutning till Common Data Service kan vi börja skapa ett Flow.
Nu kan du spara ditt arbete och gå in i Dynamics för att utlösa ditt Flow. Något som vi har stött på är att det aldrig kommer upp i Dynamics. Vi har alltså skapat ett Flow för entiteten kontrakt men vi ser inte flödet och kan inte köra det. För att åtgärda detta går vi in i Flowet och tittar på utlösaren.
Kryssa bort instansen och välj Default. Då hittar vi Flowet i Dynamics.

Tips nummer 2: minimera antal Flows.

När vi registrerar ett arbetsflöde i Dynamics på att köra när ett fält ändras så har det inga märkbara negativa konsekvenser. Gör man samma sak i Flow med utlösaren When a record is updated, kan det snabbt gå många körningar per dag. Särskilt om det är en välanvänd entitet. Flowet kommer att köras när vilket fält som helst ändras och vi får hantera logiken att kontrollera fältet vi är intresserade av.

För att undvika många körningar och riskera att slå i taket på våra antal körningar per månad kan vi istället använda oss av en kombination av ett arbetsflöde och ett Flow.

I Dynamics, skapa en ny entitet som vi kallar FlowTrigger AccountAddressUpdate. Se till att ändringsspårning är påslaget och att den har en N:1 relation med kontoentiteten. Skapa sedan ett arbetsflöde som ska köra då exempelvis adressfälten på kontoentiteten ändras, och skapa en ny post i entiteten FlowTrigger AccountAddressUpdate. Vi kan nu skapa ett flöde som utlöses när en ny post i den nya entiteten skapas, istället för att utlösas varje gång något fält ändras. I Flowet har vi tillgång till kontot i underliggande åtgärder med hjälp av relationen tillbaka till kontot som vi sätter i arbetsflödet.

Vill du veta mer om hur Microsoft Flow kan vara dig behjälplig i ert CRM?

Kontakta oss gärna!