I tidigare bloggartiklar, Förbered ert CRM-system och GDPR och vikten av att spara rätt data, har vi diskuterat om GDPR. Vi har även pratat om vikten av att spara rätt data. Bland annat nämnde vi att sparad information måste vara befogad och motiverad. Personinformation som inte är befogad och motiverad måste alltså tas bort ur systemet. Det gäller även om personen i fråga inte har begärt att bli glömd. Frågan är då, hur kan vi göra detta på ett strukturerat sätt? 

Samtyckeshantering för marknadsföring är ett helt eget kapitel med egna utmaningar. Har du väl samtycket från dina kontaktpersoner på plats så har du bra kontroll på vilka du får spara. Med det också göra olika typer av utskick till. Då håller du dig helt enkelt vän med GDPR.

Hur gör du med dina företagskontakter?

 

Ett exempel är aktuella kontaktpersoner. Om någon är din kontaktperson för en offert så får du givetvis ha dennes namn och kontaktuppgifter i systemet. Men hur länge då?  

Ett annat exempel är köpta leads. Du har köpt en leads-lista, gjort din läxa och ringt inom ett par veckor. Ett av dina leads är inte intresserad just nu eftersom de har en leverantör. Men du får gärna återkomma om ett år, när det är dags att omförhandla. I det fallet har ditt lead godkänt att du sparar uppgifterna. 

Vikten av spårbarhet

Vikten av spårbarhet

Ha tålamod. Det tar ett tag att lära sig träffa rätt i GDPR-djungeln.

För att automatiskt kunna rensa de kontakter och leads som inte längre är motiverade att spara måste du ha information i systemet som definierar vad som är motiverat. För en aktiv kund kan vi kanske förutsätta att den primära kontakten är avtalsansvarig och därmed definitivt motiverad att spara så länge som kunden är aktiv och ett antal månader efteråt.
Andra kan av kunden vara utpekade som kontaktpersoner för ett särskilt område. Till exempel kan vi, som konsulter inom Power Platform och Dynamics, få en kontaktperson på IT-avdelningen eller en superuser i deras Dynamics Sales. Vi har det alltså ganska enkelt – vi har ett begränsat antal kontaktpersoner som det finns ett tydligt syfte med att spara. 

Värre kan det vara om du har ett stort antal kontaktpersoner som kanske är giltiga under en kort tid. Det skulle kunna vara deltagare vid ett event, eller den person hos kunden som projektleder eventet. I de lägena behöver du ha personen kopplad till aktuellt event, och ha en regel för hur länge efter ett event som det är motiverat att ha kvar kontaktpersonerna – om ni inte dessutom lyckats samla in ett samtycke. 

För att återknyta till ovan, om du inte vill kvalificera ditt lead eftersom du ännu inte vet hur intresserat det faktiskt är, så kan du lösa det på enkelt genom att spara en notering från samtalet, lägga till en status för ”Kontaktat, OK att återkomma” samt ett senaste datum för återkoppling.  

Läs mer om Leads och urval här: Alla leads är inte jämlika.

Läs mer om att hålla ordning i ditt CRM-system här: Konsten att städa sitt CRM.

Automatisk rensning

Ni behöver först definiera vad ni menar med rensning: 

  • Är det ett hårt borttag ur databasen, eller räcker det att anonymisera personinformationen?
    Definiera vad ni menar med rensning

    Är det ett hårt borttag ur databasen, eller räcker det att anonymisera personinformationen?

    Till exempel, när det gäller leads, vill ni troligen ha kvar kvalificeringsstatistiken – och då snarare anonymisera än ta bort. 
  • Vilken relaterad information behöver tas bort i samband med att kontaktpersonen eller leadet rensas?
    E-post från kontaktpersonen f
    år kanske tas bort, men om ett e-postmeddelande innehåller en accept på en offert måste det å andra sidan sparas 

Dessutom, om ni har en automatisk rensning av systemet så finns ju alltid risken att personer rensas bort som det faktiskt finns motivation till att spara. Detta kan ske om ni har missat att registrera den information som definierar att det fortfarande är en aktiv och giltig kontaktperson. En möjlig lösning för detta kan vara att ha vyer som visar vilka kontaktpersoner och leads som kommer rensas inom de närmsta 2 månaderna. Då har ni tid på er att rätta er data och koppla kontakten till den pågående affär som ni diskuterar. 

Disclaimer och sammanfattning

Jag är inte jurist och vet självklart inte vad som gäller i just din bransch. Men efter att ni har dokumenterat era processer och satt era egna regler för vad som är befogat och motiverat för just er att spara, så behöver ni även se till att ni kan spara den information som behövs för att tillämpa reglerna i ert CRM.  

Vi hjälper gärna till att analysera ert CRM-system. Vi hjälper er att identifiera om det behöver anpassas för att kunna sätta upp en process för automatisk rensning av kontakter som inte längre är motiverade att sparas.