– så vill PlantVision få alla med på förändringsresan!
Tekniken är inte problemet när industrikonsultföretaget PlantVision successivt bygger ut sin Microsoft Dynamics-plattform för att effektivisera företagets processer. Även i en IT-mogen organisation måste man ta höjd för att det tar tid att få alla att ändra arbetssätt, konstaterar projekt- och supportchef Magnus Johansson, som i samarbete med CRM-konsulterna har skapat en automatiserad avtalshantering för PlantVisions komplexa uppdrag.
Varför CRM-konsulterna?
− Vi har jobbat tillsammans i många år, så de var väl insatta i vårt CRM-lösning för säljstöd. När vi ville digitalisera hela avtalsprocessen i samma system intensifierades samarbetet. De förstår hur vi tänker och hjälper oss anpassa smarta funktioner efter våra specifika behov.
Utmaning – växande verksamhet med komplexa avtal
PlantVisions väg från sju anställda vid starten 1999 till dagens 170 medarbetare har präglats av stark tillväxt. Genom åren har företagets erbjudanden breddats från fokus på informationssystem för produktionsverksamhet till att omfatta allt från validering- och kvalitetssäkringstjänster till industriell IT och automation samt avancerad planering och schemaläggning.
Med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Uppsala och Södertälje drivs projekt inom många olika branscher. Särskild spets finns inom läkemedelsindustrin där PlantVision jobbar med flera globalt ledande bolag, som efterfrågar deras kompetens gällande såväl teknik och tillverkning som branschspecifika regelverk.
– Vi säljer allt från enskilda konsulttjänster till större projekt och licenser för systemlösningar med löpande support. Det innebär en mängd olika avtal att hantera. I takt med att vi växer har det blivit allt mer angeläget att hitta ett system som hjälper oss hantera den komplexiteten, säger Magnus Johansson på PlantVision.
Uppdrag – bygg in avtalshantering i CRM-systemet
Efter att i många år ha använt Microsoft Dynamics som säljstödsystem beslutade Plantvision för några år sedan att även inlemma dokumenthanteringen för avtal i samma CRM-lösning.
– I samband med det började vi jobba tajtare med CRM-konsulterna och fick stöd att konfigurera systemet på bästa sätt efter just våra behov. Tidigare hade vi gått från papperspärmar till att lagra avtal digitalt i olika filsystem, men fortfarande var det manuellt sammanställda dokument som var och en jobbade med. Vi insåg att det blev bökigt att hålla koll på löptider och avtalsvillkor utan ett gemensamt och sökbart system, säger Magnus Johansson.
Lösning – automatiserad process och uppdatering
Med hjälp av CRM-konsulterna har PlantVision byggt upp en automatiserad dokumenthantering för hela avtalsprocessen, från offertskrivande tills att tecknade avtal löper ut.
– Vi har ett 30-tal mallar för olika typer av avtal som automatiskt hålls uppdaterade med gällande allmänna villkor och prislistor. Tidigare hade vi avtalsmallar i ett filbaserat system. Genom att sköta avtalshanteringen via CRM-systemet har man halva dokumentet skrivet från början och dessutom koll på att det är korrekta grunddata som används för den kund som affären gäller, säger Magnus Johansson.
Resultat – tidsvinst och ökad kontroll
Med CRM-systemet som gemensamt nav för sälj-, support- och avtalshantering blir kritisk information om löptider och liknande sökbar på ett helt annat sätt än tidigare. Bläddrande i pärmar och andra manuella moment försvinner, vilket också gör arbetet mindre personberoende.
– Det här innebär såklart både en tidsvinst och ökad kontroll. Samtidigt vet vi av egen erfarenhet, när vi implementerar nya system hos våra kunder, att det behövs en inkörningsperiod innan samtliga medarbetare är med på tåget. Även i en IT-mogen organisation som vår möts nya funktioner i CRM:et många gånger snarare av frustration än halleluja, tillstår Magnus Johansson och poängterar vikten av att få även sällananvändarna att förstå nyttan av förändringarna.
Nästa steg – skapa delaktighet och samsyn
För att utnyttja systemet fullt ut och få alla att jobba på samma sätt kommer PlantVision i år att utbilda ”superusers”, som tar ansvar för användarsupport inom sina respektive affärsområden och fångar upp synpunkter om vad som fungerar bra och vad som irriterar.
– Det som stör mest ska vi försöka bygga bort. Systemet utvecklas hela tiden, och med ökad delaktighet och förståelse för varför vi gör som vi gör tror jag vi får en gemensam syn på de stora vinsterna med systemet, säger Magnus Johansson.
Om PlantVision
Konsultföretaget Plantvision hjälper företag inom branscher som läkemedel, energi och processindustri att förbättra tillverkningsprocesser, laboratoriedrift samt kvalitet och compliance. Med branschkunskaper och digitalisering som grund drivs förändringsarbeten som ökar kundernas produktivitet och flexibilitet utan att kompromissa med säkerhet och regelefterlevnad.