Ett behov av att arbeta strukturerat och säkert med kontakter, tillsammans med externa partners i ett och samma system. Med de förutsättningarna kom Innovation Skåne till oss på CRM-Konsulterna. Vi byggde en lösning i Power Platform som kan följa med dem in i framtiden.
Innovation Skåne är innovationsbolaget som arbetar tillsammans med privata och offentliga aktörer och vägleder och utvecklar nya möjligheter för innovation och tillväxt, i Skåne och världen. De driver idag flera projekt för startups och aktörer inom inom Healthtech, Mobility, Lighting och Foodtech. Många av de 45 medarbetarna är deltidsanställda med nära förankring inom bland annat vård och näringsliv och de brinner för startups, innovation och tillväxt.
Olika arbetssätt och externa partners den stora utmaningen
Harry Håkansson är affärs- och tillväxtrådgivare för startups inom främst Healthtech. Han är också en av initiativtagarna till att införa ett systemstöd för organisationen. Han såg tidigt ett starkt behov av att arbeta mer systematiserat för att säkerställa hanteringen av alla relationer och för att kunna utveckla nya arbetssätt långsiktigt:
”Vi hade ett behov i bolaget av ett gemensamt systemstöd och arbetssätt för att jobba med våra kontakter. Alla arbetade med Office 365 som grund men med olika rutiner. För att hantera relationerna med startups skapade vi enorma dokument i Excel som vi sett är svåra och osäkra att hantera. Dessutom behövde vi kunna arbeta med externa partners och sätta säkerhetskoder för att styra hanteringen. Vidare behövde vi stärka vår datakvalitet på flera håll,” säger Harry Håkansson.
Tydlig kravbild
Innovation Skåne hade en tydlig kravbild med en vilja att gå mot något mer databasorienterat och framtidssäkrat. Klart var också att man ville följa en Microsoft-strategi för att kunna stödja de delar som redan idag används i organisationen, som Office 365 och SharePoint.
Flera olika CRM-lösningar granskades men Innovation Skåne hade inte behov av de stödjande funktionerna som dessa erbjöd, eftersom man inte är en klassisk säljorganisation. Dessutom fanns det kritiska kravet – att tillåta externa användare i systemet.
Lösningen blev Power Platform
Till oss på CRM-Konsulterna kom förfrågan om vi kunde lösa denna utmaning. Att hjälpa kunder att stärka sina relationer och skapa verklig verksamhetsnytta passar perfekt in i vårt erbjudande och med hjälp av Power Platform kunde vi skräddarsy en anpassad lösning.
”Med Power Platform såg vi tillsammans med Innovation Skåne stora möjligheter att lösa det grundläggande behovet och att säkra upp för att möjliggöra automationer och integration med andra systemlösningar på ett enkelt sätt. Detta för att skapa ett utvecklingsbart system som effektiviserar processerna och spar tid,” säger Louise Fagerström, projektledare och verksamhetskonsult på CRM-Konsulterna.
Nära samarbete och dialog avgörande
Avgörande för projektets framgång har varit den täta dialogen under hela utvecklingsfasen.
”Det jag har uppskattat mest är att vi har haft ett nära samarbete med utvecklarna och att vi har haft ett agilt arbetssätt, vilket var viktigt för oss. I början hade vi några synpunkter på upplägget men i dialog med CRM-Konsulterna anpassades det efter våra behov. Jag uppskattar att CRM-Konsulterna lyssnat på oss och alltid varit tillgängliga. Dessutom har det aldrig funnits några dumma frågor,” säger Harry Håkansson.
En annan viktig del i projektet har varit att inte stressa fram en lösning utan att sätta realistiska mål för implementationen.
”Som alltid när man bestämt sig vill man att saker ska gå fort och bli klart så snabbt som möjligt. Här har CRM-Konsulterna verkligen varit bra på att fokusera och få rätt saker levererat i rätt tid. De har varit det erfarna bollplank som vi behövde,” fortsätter Harry Håkansson.
Framtidsplaner
Än så länge har man bara börjat arbeta med systemet i delar av organisationen. Först ut är projektet HealthTech Nordic med ca 300 innovationsbolag över hela Norden. Inom ett år hoppas Harry att alla delar inom Innovation Skåne har börjat att använda systemet.
”Vi ser stora möjligheter med det här systemet framåt; att säkra vår datakvalitet och spara tid. Framåt tänker vi bygga in automatiseringar och vill vi även kunna arbeta smartare med marknadsföring och hantering av utskick. Power Platform ger så många möjligheter,” avslutar Harry Håkansson.