Ett väl byggt och anpassat CRM kommer leda till bättre struktur i er organisation och kunddata. Ni kommer sluta tappa leads och ärenden faller inte mellan stolarna längre. Faror lurar dock runt hörnet i varje CRM-projekt. Det största hotet mot vilket CRM-system som helst är att folk inte använder det. Säljare kan vara en grupp som är van vid ett visst arbetssätt. Att då få ett nytt system i knäet kan vara en utmaning för en del.

 

Nyckeln

Användarvänlighet är a och o när det kommer till CRM i allmänhet och Dynamics 365 i synnerhet. På ett övergripande plan går vi igenom användarvänlighet i artikeln ”fem tecken på att ditt CRM-system är användarvänligt”.

 

Förenkla säljprocessen

Ett väldigt bra exempel på ökad användarvänlighet är hur vi kan förenkla användandet av säljprocessen. Som standard så avslutas Microsofts föreslagna säljprocess i Dynamics 365 CE med att användaren klickar på en knapp för att stänga en affärsmöjlighet. Knappen befinner sig i kommandoraden ovanför processen, ”långt” ifrån där användaren har befunnit sig tidigare.

När den knappen är klickad på kommer poppar det upp ett fönster med ett litet formulär. Här får användaren ange information om affären. Det kan vara huruvida den är vunnen eller förlorad och vilken anledningen det fanns till det.

Ett flertal av våra kunder har tyckt det att det här sättet att arbeta på är ologiskt. Arbetar man i processen vill man stänga affären på samma plats också. Många vill dessutom kunna anpassa vilken information som slutanvändaren ska ange vid stängningen.

Vid tappade affärer så ville de också ha möjlighet att automatiskt skapa upp en ny affärsmöjlighet för uppföljning efter t ex ett år för att se om förutsättningarna ändrats. Men med tanke på GDPR, så behövde de kunna ange manuellt om den potentiella kunden sagt OK på att bli kontaktad igen. Således kan de se i systemet att de har ett giltigt syfte med att ha kvar kontaktpersonen.

Lösningen

Sedan version 8.2 (CRM 2016 SP2 / ”decemberreleasen”) kan vi lösa det här helt och hållet med out of the box-anpassning. Det funktioner i plattformen vi använder är:

  • Ett förgrenat affärsprocessflöde, där användaren i sista stadiet anger den stängningsinformation som är relevant
  • Ett arbetsflöde som triggar när affärsprocessflödet slutförs
  • I arbetsflödet anropas action för att stänga affärsmöjligheten

Affärsprocessflödet

Förgrenad process – ett extra stadium för att ange information för att återkomma till kunden:

I säljprocessens sista stadie har vi ett skapat upp och lagt till ett fält som heter ”Close Deal As”. I processen är fältet obligatoriskt att fylla i för slutanvändaren. Fältet är ett Option Set-fält och innehåller alternativen:

1. Won

2. Lost, agreed to reconnect

3. Lost, do not contact again

Anger användaren “Won” eller “Lost, do not contact again”, så är detta sista stadiet.

Om användaren istället anger ”Lost, agreed to reconnect” så dyker det upp ett extra stadium. Där anges när användaren ska återkomma (obligatoriskt), samt att ange noteringar inför när du ska återkoppla. T ex varför ni förlorade denna gång

Arbetsflödet

När användare klickar på Finish triggas vårt skapade flöde igång.

Arbetsflödet består i följande:

  1. Användaren har uppgett ”Close Deal as” som ”Won”: Affärsmöjligheten stängs som vunnen.
  2. Användaren har uppgett ”Close Deal as” som ”Lost, agreed to reconnect”: Affärsmöjligheten stängs som förlorad. En ny affärsmöjlighet skapas upp med information om vilket datum som prospektet ska kontaktas. Titeln innehåller dessutom Follow Up.Formuläret har vi dessutom anpassat så det tydligt innehåller information från föregående affärsmöjlighet.
  1. Användaren har uppgett ”Close Deal as” som ”Lost, do not contact again”: Affärsmöjligheten stängs som förlorad.

Sammanfattning

Genom att använda standardanpassningar utan en enda rad kod kan vi öka användarvänligheten ytterligare och användaren slipper ett klick. Funktionaliteten vi använde var ett förgrenat affärsprocessflöde och ett arbetsflöde som innehåller actions. Vidare hade vi även anpassat ett formulär för att tydligt visa på varifrån affärsmöjligheten kommer.

På det här sättet får din organisation större tydlighet för enklare uppföljning i efterhand. Användarna får ett lättare sätt att arbeta i Dynamics 365 också. Alla blir nöjda och vi har undanröjt ytterligare ett hot mot vår strävan att få ett perfekt CRM-system.

Vill du veta mer om ytterligare sätt att förenkla ert CRM-användande? Vi har erfarenhet från över 200 CRM-projekt från många olika branscher och hjälper gärna din organisation. Kontakta oss för att få veta mer!