Så förenklar ni ert CRM-användande
Ett av de vanligaste problemen jag som konsult stöter på är att användare tycker att deras CRM-användande är för svårt och för komplext. Att det är ett system som är jobbigt och krångligt att använda snarare än ett system som hjälper dem i deras vardag.
Ett bra utgångsläge är att ett CRM-system ska vara utformat för användarna. Självklart är det viktigt att du som säljchef får den informationen som du behöver, men systemet som helhet måste vara utformat för de som kommer att använda det i sin vardag som säljare. Om dina säljare tycker att det är omständigt att lägga in information om kunder och potentiella affärer så finns alltid risken att de inte kommer att göra det.
Detta är något som även påverkar dig som säljchef eftersom att det blir en dominoeffekt. Om inte alla potentiella affärer registreras i CRM-systemet påverkas bland annat diagram, instrumentpaneler och forecasts. Om inte alla affärer finns i systemet så går det inte att lita på att dessa är korrekta, det kan ju faktiskt saknas information. Samtidigt är detta en grundpelare i ett säljstöd, varför ska man ha ett CRM-system om man inte kan lita på informationen som finns där?
Därför är det A och O att systemet är utformat så att det hjälper dina säljare i deras vardag. Att de känner att de får nytta av säljstödet, inte att det är ett jobbigt måste. Då kommer de också att vilja använda systemet. Här kommer några tips på hur man kan uppnå detta:
Skala ner och förenkla
För att ett säljstöd ska vara enkelt att använda måste komplexiteten minska. Oavsett storlek på företaget eller CRM-implementationen finns det vissa grundprinciper som bör följas:
- Dölj funktionalitet som inte används.
- Anpassa vad som visualiseras för vem, olika avdelningar kanske inte behöver se samma saker.
- Automatisera det som går att automatisera.
- Ha regelbundna uppföljningar med användarna, och ändra det som behöver förändras.
Ett CRM-system går alltid att förändra och förbättra över tid. Det kan vara en bra idé att börja litet och sedan bygga på vartefter det behövs.
Mobilitet
En förutsättning för att ert CRM-användande ska vara enkelt är att det är lättillgängligt. Oavsett om dina säljare är på kontoret, hemma eller på väg till en kund ska de kunna komma åt sitt CRM-system. Annars kommer de inte att använda systemet fullt ut. Risken finns också att de glömmer att föra in viktig information i systemet om de inte kan lägga in informationen direkt utan istället måste vänta tills de är tillbaka på kontoret.
Väl fungerande integration med Outlook
Förutom att kunna nå sitt säljstöd är även integrationen med Outlook viktig. Om en säljare får in ett möjligt lead i sin mail är det mycket lättare ur ett användarperspektiv att kunna skapa det leadet i CRM-systemet direkt ifrån Outlook.
Utbildning
För att säkerställa att dina säljare förstår hur de ska använda CRM-systemet är det viktigt att utbilda dem. En bra tumregel är att alltid utbilda de personer som ska använda sig av systemet. Risken finns annars att de inte förstår hur eller varför de ska göra på ett visst sätt. Det kan leda både till att information inte registreras eller att systemet används på olika sätt av olika användare. Om företaget har olika avdelningar kan det vara fördelaktigt att hålla en generell utbildning för alla men också avdelningsspecifika utbildningar för just deras roller.
Sammanfattningsvis är det viktigt att tänka på följande saker vid en implementation av ett CRM-system:
- Systemet måste vara utformat för användarna.
- Anpassa visualiseringen baserat på vilka som kommer att använda det.
- Mobilitet och Outlookintegrationen ska vara välfungerande.
- Utbilda de personer som ska använda sig av systemet i de roller de kommer att ha.
Är du som säljchef nyfiken på hur ni kan effektivisera er försäljning med hjälp av digitala verktyg?
Titta i så fall på filmen Tips på digital transformation och smartare försäljning. Henrik Byström, affärsområdesansvarig på Microsoft, berättar där om hur Dynamics 365 kan underlätta och effektivisera dina säljares vardag.
Inlägget Så förenklar ni ert CRM-användande dök först upp på crmpaketet – ett lättanvänt och mobilt säljstöd.