Bra service och kommunikation leder till vi-känsla

Säg hej till vår kollega Mia Lindvall, applikationskonsult och projektledare. Hennes motto är att om du får till ett riktigt bra samarbete med kund så infaller sig ”vi-känslan” automatiskt. Din kund blir mer som din kollega när ni arbetar bra ihop och det är då ni på bästa sätt kan växa tillsammans. Bra service och tydlig kommunikation genomsyrar hennes vardag. Ta del av Mias bästa tips hur du får till vi-känslan i projekten.

Att förstå sig på hur man bäst samarbetar med andra hänger ihop med att man har koll på hur man själv fungerar, enligt Mia. Det är bra att ha i åtanke att alla är vi olika, tänker och agerar utifrån olika värderingar och utifrån vad vi tidigare varit med om. Just när man sätter ihop projektgrupper och vill få till ett bra samarbete projektmedlemmar emellan, anser Mia att kommunikation är nyckeln. Kommunikation i kombination med kännedom om sig själv.

– Vi vill lyfta fram allas styrkor och kunna stärka upp och fylla i för varandra där det behövs. För att kunna göra det behöver vi prata med varandra och förstå lite mer om varför just jag och du beter oss på visst sätt i viss situation.

Mia lyfter också fram hur viktigt det är att få till en bra balans mellan de mer erfarna projektmedlemmarna och de som inte har lika lång erfarenhet. Det är inte bara inom projektteamet från vårt håll som man kan sprida kunskaper. Ofta får man till ett fint samarbete om man även löpande arbetar med kunskapsöverföring till kundsidan.

– Vi arbetar mycket med att sprida kunskaper inom projektteamet. De mer erfarna konsulterna visar och lär ut nytt till sina nya kollegor. Vi brukar också tidigt se till att inkludera kunden i vårt tänk kring hur vi tar fram ny funktionalitet. Det leder till att kunden både blir en bättre beställare i längden och vi arbetar fram vi-känslan på köpet.

Hon fortsätter:

– Inom ett av de projekt jag varit med om senaste året fick jag verkligen insikten att kunden inte bara behöver vara en kund, utan mycket väl även kan vara som en kollega. Hur mycket win-win är inte det?! Vi lär oss tillsammans, av och om varandra, samt hur vi bäst kan använda produkterna och tjänsterna från Microsoft med alla dess features för att bygga en lösning som matchar just denna kunds behov.

Hur kan man då få till bra kommunikation löpande i projekten rent praktiskt? Mia lyfter fram regelbundna stand-ups och att alla bör arbeta tillsammans i ett projektverktyg, exempelvis Azure DevOps.

– När en stor lösning ska tas fram, med många komponenter, blir planeringen oerhört viktig. Det är då nödvändigt att ha ett bra planeringsverktyg. Det är också viktigt att alla arbetar tillsammans däri så vi tillsammans med kund kan planera in när vi ska ta fram vilken funktionalitet, ofta i kombination med hur planeringen för parallella utvecklingsprojekt ser ut.

Mia anser också att man ska ta sig tid till att fira alla milstolpar. Det bygger ”vi-känsla” att fira att vi tagit oss igenom sprintarna tillsammans. En annan sak som ligger Mia varmt om hjärtat är att vi ska ha varandras ryggar. Man ska inte hänga ut någon, vi gör detta tillsammans. Det gäller även kunden. Vill man få till en ”vi-känsla”, ska man se till att inte bara kunna backa upp sina kollegor, utan även kunna stötta kunden där det behövs. Det kan exempelvis vara genom att hjälpa till att ta fram underlag för att kunden ska kunna driva igenom ett visst beslut internt eller att lyfta upp i kundens organisation vad just denna medarbetare gjort bra.

I början av ett projekt handlar det mycket om att få en bra förståelse för verksamheten, till exempel hur företaget organisatoriskt är uppbyggt, vilka pain points man har idag, för att vi ska kunna arbeta fram hur vi bäst kan ta fram en lösning med bra arbetssätt och en följsam arbetsprocess.

– I ett av projekten jag var med i nyligen så hade vi bra och kontinuerlig kommunikation genom hela projektet. Det ledde till att vi fick en bra förståelse för verksamheten och hur de organisatoriskt är uppbyggda. Vi kunde därmed designa om vissa delar jämfört med deras tidigare lösning, så att datamodeller och funktionalitet i nya systemet bättre stämmer överens med verkligheten.

Det finns fler saker än just kommunikation som Mia gärna lyfter fram. Att löpande arbeta med både förväntanshantering och riskhantering är exempel på två andra viktiga områden. Det gäller att alla är med på samma bana, vet vilka mål man arbetar mot och vet vad man kan förvänta sig av både varandra och den lösning som tas fram. Att snabbt kunna ställa om, prioritera på nytt, när oväntade saker inträffar är också viktigt. Då är det bra om det finns utrymme i tidsplanen för ändringar och oförutsedda händelser/funktioner som behöver prioriteras upp.

– Att lyfta fram risker och hantera dem proaktivt är också viktiga delar av de projekt jag är med i, för att säkerställa att den nya lösningen lever upp till de högt ställda kraven på kvalitet och funktionalitet.

Efter ett projekt är avslutat anser Mia att man ska ta sig tid för reflektion. Fick man till vi-känslan? Om inte, vad berodde det på? Lika viktigt är det att man proaktivt arbetar vidare med resultaten av sina summeringar av projekten, så man kan vässa sig och bli ännu bättre till nästa gång.

– Förbättringar finns det alltid i alla projekt och det är viktigt att ta sig tid att reflektera över vad man kan förbättra till nästa projekt. En sak jag tar med mig från mitt senaste projekt är att jag skulle ha velat få igång vårt samarbete ännu tidigare. I det projektet blev det en lite seg start och det tog sin lilla tid för teammedlemmarna att hitta sin rätta plats i teamet.

Hon fortsätter:

– Inför nästa projekt kommer jag se till att det planeras in tid i början av projektet för att sätta rätt förutsättningar för bra kommunikation från start. En projekt-kickoff kan vara ett exempel, med fokus på samarbetsövningar, roll- och ansvarsbeskrivningar samt att ha en kul stund tillsammans förstås. Jag kommer också tänka efter mer kring hur man får just det här teamet att samarbeta bra. Utifrån allas personliga preferenser. Kanske behövs ett dedikerat projektrum?

Kommunikation och planering är A och O i projektledarrollen, anser Mia. Vad hon önskar sig för framtiden är ett smart verktyg som kan ge henne mer automatisering av planering och uppföljning. Det finns redan idag möjlighet att använda AI-funktionalitet i Azure DevOps, exempelvis för att omformulera texter i User Stories.

– Att omformulera texter i User Stories med hjälp av AI är något jag tror vi kommer få se mer av. Även AI för att summera arbetet med kravhantering. Med Copilot kan man ju i olika sammanhang få summeringar av information, för att man ska slippa lusläsa allt, kanske något sådant kan vara användbart även i Azure DevOps.

Hon fortsätter:

– Tänk att få en sammanfattning av en User Story i Azure DevOps till exempel, där många olika projektmedlemmar har varit med och skrivit in sina långa kommentarer.

Att hjälpa både projektmedlemmar och kunder att komma i gång mer med AI är en annan del av vad hon tror att hon kommer ägna sig åt längre fram. Inte bara som stöd för att författa User Stories, även för att planera projekt och sätta ihop release notes när nya versioner av ens lösningar släpps.

– Vem vet, kanske till och med att AI kan förutse i vilka delar av våra lösningar som buggar kommer att dyka upp, så jag kan be mina projektmedlemmar att hålla extra utkik på de delarna.

Från att vara applikationskonsult och senare förvaltningsledare till att ha tagit sig an projektledarrollen, det beskriver Mias resa den senaste tiden. Mia tipsar om att ett fint samarbete med kund ger känslan att kunden är inte bara är en kund utan även en kollega. Hur är det att ha Mia som kollega då?

– Jag får ofta höra av mina kollegor att jag är sjukt nyfiken, något som antagligen hänger ihop med att jag gillar att lära mig nya saker och hålla mig uppdaterad. En bra lyssnare har jag också beskrivits som. Det är en egenskap jag tycker är bra i många sammanhang, inte minst när man ska kravställa lösningar. Att jag lätt lägger märke till stämningen i rummet gör att jag kan styra i rätt riktning och lösa konflikter. Ibland till och med reda ut saker innan det har hunnit bli en större konflikt. I övrigt tycker jag det är viktigt att ha kul på jobbet. Det gör så otroligt mycket på en arbetsplats att man har roligt tillsammans.

Hon har tidigare arbetat både inom restaurangbranschen och vården. Bra service och tydlig kommunikation är något som fortfarande genomsyrar hennes vardag. Båda delarna har hon med sig från tidigare erfarenhet. Gällande kommunikation, framför allt hur hon bäst kan kommunicera med olika typer av människor.

– En sak jag fått med mig från tidigare arbetslivserfarenhet är kommunikation, hur jag bäst kan kommunicera med alla möjliga typer av personer. Och något jag verkligen har tagit med mig från tidigare yrken är hur man kan ge bra service till sina kunder. Men inte bara till mina kunder faktiskt, utan även till mina fantastiska kollegor jag får äran att arbeta med varje dag!

Vill du ha fler tips? Vi har sedan tidigare skapat en handbok, Den unika kundrelationen, där ett urval av våra konsulter delar med sig av sina erfarenheter.