Hur förhåller man sig till Dynamics 365 som standardsystem?

Många som gör valet att köpa Dynamics 365 eller Power Platform tar ett aktivt beslut att försöka hålla sig så mycket som möjligt till standardfunktionalitet. Ofta beror det på att man har skräddarsytt tidigare system och fått känna på konsekvenserna av det och nu vill försöka minimera sina anpassningar för att systemet ska blir mer förvaltningsbart och billigare i drift. Men det är inte alltid så enkelt att veta var man ska dra gränsen. När är standard tillräckligt och när behöver man anpassa? 

Läs mer om vad Power Platform är här 

Funktionalitet och utseende

Till en början behöver man förstå vad man får när man väljer Dynamics 365. Vi kan ta Dynamics 365 Sales som exempel. I den ingår funktionalitet så som att samla och hantera leads, bearbeta affärsmöjligheter och offerthantering. De funktionerna, samt många andra som ingår som jag inte kan lista här, presenteras i ett konsumerbart gränssnitt. Både funktioner och utseende kommer dock med ett ramverk och det finns begränsningar i hur mycket man kan ändra i dessa utan att göra för stor inverkan på systemet, detta gäller i synnerhet utseendet av systemet.

När ska man anpassa systemet?

Det enkla svaret på den frågan är: När affärsnyttan överstiger komplexiteten som uppstår av en anpassning. All anpassning innebär en ökad mängd komplexitet för ert system i sin helhet, men den kan i sin tur vara mindre eller större beroende på vad som önskas ändras. Ökad komplexitet leder i sin tur till högre förvaltningskostnader, det vill säga underhåll av systemet, samt eventuella utmaningar att göra fler anpassningar. 

Det innebär att varje krav på ändring av standard behöver få en föreslagen lösning, där komplexitet är angivet, och därefter ta beslut om den ska genomföras eller inte. 

Hög verksamhetsnytta + Låg komplexitet = ✔

Låg verksamhetsnytta + Hög komplexitet = ❌

Vill vi ändra en funktion som inte riktigt stödjer den arbetsprocess som finns idag så behöver vi analysera om det finns en poäng med att ändra arbetssätt eller ändra på systemets funktion.  

När det kommer till anpassning av utseendet så kan det vara svårt att se hög verksamhetsnytta av sådana krav. Inte att förringa hur viktigt det är med användarupplevelsen av systemet och hur lätt det är att använda, men dessa krav behöver ifrågasättas om det är en vanesak att en viss knapp är till vänster eller om det faktiskt är så pass viktigt för slutanvändarna att det är värt att kolla på en anpassning. 

Kravuppfyllnadsnivå 

Men vad händer om vi har ett krav som innebär hög verksamhetsnytta + hög komplexitet? Ska man göra den anpassningen ändå?  

Det är alltid tufft att ta sådana beslut. En sak man dock skulle kunna fundera på är om kravet behöver bli uppfyllt till 100%.  

Det jag brukar göra i dessa lägen är att försöka utmana kravet. Man kanske föreslår en lösning som uppfyller kravet till 70% eller 80%, men resterande del väljer man att inte anpassa. I och med en sådan lösning skulle komplexiteten sjunka till låg medan affärsnyttan möjligtvis fortfarande är relativt hög eller medelhög

Den fina skiljelinjen 

Balansgången mellan att hålla sig till standard men ändå lyckas skräddarsy systemet på ett sådan sätt att det verkligen blir ett verksamhetsstöd och inte ett ”administrativt måste” är svår. Men genom att tänka igenom besluten kring vilka anpassningar som ska genomföras och jämföra verksamhetsnyttan med komplexiteten så kan man nyttja det bästa av båda världar – att ha ett anpassat standardsystem!

Vill du veta mer om hur Dynamics 365/Power Platform kan hjälpa din organisation? Kontakta oss gärna så berättar vi ännu mer