När den ordinarie verksamheten fick sättas ”on hold” på grund av pandemin passade Uppsala Konsert & Kongress på att intensifiera implementeringen av ett helt nytt systemstöd. Med en tydligt uttalad Microsoft-strategi var målet att samla alla verksamheter med all information och statistik i en arbetsprocess – från sälj genom planering, genomförande och ansvarsfördelning till uppföljning. Nu är de väl rustade att möta vardagen igen och leverera upplevelser i världsklass.
Resultatet – En lösning där kunden är i fokus genom implementation av Dynamics 365, CRM, URS, Event, Business Central, Power BI, Document Core Pack, Office 365, Teams, SharePoint och Outlook. Projektledare för detta arbete på Uppsala Konsert & Kongress var Lina Björk med tekniskt projektledarstöd från Gustav Ohlander.
”För oss är det helt avgörande att våra kunder får en bra helhetsupplevelse när de besöker oss och vår verksamhet. Vi måste också kunna säkerställa lönsamheten i våra evenemang. Tidigare hade vi informationen utspritt på flera ställen, vi dubbelarbetade i flera system och det var svårt att få en bra överblick över evenemangen. Nu har vi en överblick och kan följa upp löpande vilket ger oss en större kontroll. Det kan till exempel gälla tilläggsbeställningar under ett event som nu registreras direkt i systemet och faller inte mellan stolarna som de riskerade att göra innan, vilket gör att både våra kunder och vi är nöjda,” säger Lina Björk.
Allt på ett ställe
För Uppsala Konsert & Kongress har CRM-Konsulterna byggt en applikation baserat på Dynamics Power Apps för att kunna hantera verksamhetens dagliga uppgifter. Applikationen används av alla olika användargrupper – från kökspersonal, som behöver veta hur många måltider som ska förberedas, till vaktmästartimmar och koordinatorer. Även alla värdar och garderobspersonal får sina uppgifter tilldelade via appen. Uppgifterna som trillar ut i appen för alla anställda, baseras på de evenemang som säljs, planeras och levereras.
”En annan viktig del har varit att underlätta för våra medarbetare; att spara tid genom att digitalisera information och beställningar som tidigare gjorts på egna körscheman nästan på varje avdelning. Nu har alla i huset en samlad bild av de aktiviteter som är på gång. Eftersom vi har en mycket varierande IT-mognad i organisationen och många medarbetare som bara arbetar vid större evenemang, har det krävts ett genomtänkt förändringsarbete och stort stöd till alla under hela implementationen,” säger Lina Björk.
Förståelse och tillit
Resan har inte varit spikrak och en upphandling var första steget för att uppnå målet med ett nytt system.
”Vi sökte en leverantör med stor kunskap om Microsoft Dynamics 365, som vi kunde samarbeta långsiktigt med och där vi också var en viktig kund. Genom vår upphandling kom vi i kontakt med CRM-Konsulterna och kände direkt att vi träffat rätt! De förstod snabbt utmaningen för vår organisation och vad som behövde göras för att passa vår verksamhet,” säger Lina Björk.
Att implementera ett helt nytt systemstöd ställer höga krav på organisationen och en stor ömsesidig tillit. Något som Louise Fagerström, projektledare på CRM-Konsulterna, kan skriva under på:
”Vi har arbetat utifrån ett agilt arbetssätt där vissa saker har fått ändras under resans gång. Utan Lina Björk och Gustav Ohlander som sparringpartners på Uppsala Konsert & Kongress, samt deras andra duktiga superusers, hade det inte varit möjligt. Vi har haft en öppen och ärlig dialog hela tiden, vilket utmynnat i att organisationen nu är redo att ta nästa steg i sin digitaliseringsresa,” säger Louise Fagerström.
Hon avslutar:
”Vi på CRM-Konsulterna är oerhört glada och stolta över att vi har fått vara med på denna resa som startade med en Proof of concept redan i juni 2018, men som intensifierades under 2020 i ett implementationsprojekt, steg 1 gick live i augusti 2020 och steg 2 i november 2020. Nu fortsätter arbetet framåt med förvaltning och att vidareutveckla systemet så att Uppsala Konsert & Kongress kan fortsätta leverera fantastiska upplevelser.”