Verksamhetskonsult identifierar arbetet för verksamheten och hur vill vi att den ska fungera

En verksamhetskonsult hjälper till att identifiera, utveckla och föreslå nya arbetssätt. Detta arbete sker i nära samarbete med de berörda delarna av kundens organisation, t.ex. sälj-, marknad- eller supportavdelningar.

Vi på CRM-Konsulterna föredrar att göra det identifierande arbetet med hjälp av workshops. Där kunden och verksamhetskonsulter samlas fysiskt i samma rum. Första steget handlar oftast att definiera vilka begrepp som används och vad de faktiskt betyder. Det kan kanske låta en aning märkligt. Man kan tycka att betydelserna borde vara både självklara samt delas av hela företaget, men just i detta skede förekommer oftast de livligaste diskussionerna.

Verksamhetskonsulten reder ut begreppen

Tänk efter om alla på ert företag verkligen är ense om vad begreppet ”kund” betyder. En säljare kanske anser att en kund är en del av ett företag som förmodligen kommer köpa något. För ekonomiavdelningen så är kanske en kund företagets huvudkontor dit man skickar fakturan. För leveransavdelningen är kanske varje leveransadress en kund. För supportavdelningen så är kanske alla företagets avdelningar som för närvarande har ett supportavtal en och samma kund.

Nu kommer verksamhetskonsultens jobb in. Det gäller att få med alla berörda med på samma tåg genom att jämka fram en definition som fungerar för alla. Själva kunden definieras kanske i detta fall som huvudkontoret. Både de fysiska kontoren och de logiska avdelningarna kanske ska ligga som egna enheter under kunden, fast vara kategoriserade som olika typer av enheter. Supportavtal kanske ska knytas både till vissa kontor och/eller avdelningar, men inte alla. Då behöver man en helt egen relation mellan avtal och enheter.

Fokusera på nytta

Det är faktiskt inte ovanligt att en hel del av den första workshopen ägnas åt att komma fram till de grundläggande begreppen och dess betydelse. Självklart är det inte likadant för alla företag. Dock anser de flesta företag att de har ett så pass unikt sätt att jobba på att inget system i världen kan hantera det. Som tur är detta ofta inte fallet, det gäller bara att fånga upp allt det som känns unikt och gå till botten med vad kunden faktiskt vill uppnå. Man ska alltså inte fokusera på alla detaljer som kan kännas oumbärliga i sättet man jobbar, utan den praktiska nytta man vill åstadkomma. När man väl kommit så långt brukar steget inte vara allt för stort till att börja kompromissa bort invanda beteenden, eftersom man tydligt kan se att det man ändå får det man vill uppnå.

Nu till det mer praktiska

Nu är det dags att se över företagets processer. Här ska man absolut inte kopiera det befintliga arbetssättet rakt av. Utan utforma processerna som man faktiskt önskar att de ska fungera. Se till att eliminera alla så kallade ”workarounds” ni använt tidigare för att komma runt brister i systemen. Nyttja nu era erfarenheter för att minimera uppkomsten av nya. Värt att notera här är att man aldrig kommer fram till ett slutgiltigt resultat på första försöket. När alla fått testa hur allt fungerar så kommer det finnas en hel del saker som ska ändras, läggas till eller tas bort.

Dags för nästa roll

När verksamhetskonsulten kommit en bit på vägen med hur systemet ska fungera så kommer applikationskonsulten. Vilket mycket väl kan vara samma person som verksamhetskonsulten. Hen kommer då in och börjar forma systemet efter de framtagna kraven.

Nu kan man lätt tro att detta jobb bara består av att ”konfigurera systemet enligt de framtagna kraven”, men så lätt är det dessvärre inte. Microsoft Dynamics 365 är ett relationsbaserat system vilket betyder att alla delar hänger ihop på ett eller annat sätt. Därför måste man se till att delarna faktiskt kan kopplas ihop och att det görs på rätt sätt. Om man misslyckas med designen i detta steg kan det bli svårt, eller faktiskt helt omöjligt, att få ut sina KPI:er. Ett litet feltänk i en modul kan orsaka en hel del huvudbry i andra änden av systemet när man inser att det man vill mäta faktiskt inte går.

Mätvärden

Som vi alla vet har de olika funktionerna på ett företag sina egna unika mätvärden. Säljavdelningen kanske vill ange en kunds potential i antal produkter som de kan sälja per år. När ekonomichefen ska göra prognoser så är det förmodligen enbart omsättning som gäller. När leveransavdelningen ska se till att varorna kan levereras så är det antal leveransadresser och varornas volym som är det viktigaste.

Alltså måste man redan från början anpassa systemet med alla dessa variabler i åtanke. Därför är det viktigt att man snabbt kan komma fram till vilka KPIer som är viktigast. Inte förrän då kan man anpassa systemet och bygga in lagom med flexibilitet för ett täcka dessa.

Sammanfattning

Både en Verksamhetskonsult och Applikationskonsult behövs när det ska skapas reell nytta till er organisation. Där de kan guida, vägleda och anpassa systemet så det passar er verksamhet och er organisation. De hjälper er att förstå era utmaningar och hur ni kan enas tillsammans för att nå bästa resultat för er verksamhet.

Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan bistå er organisation