Kanske har du hört ordet Dataverse när det pågått en diskussion om Dynamics 365 och Power Platform. Möjligtvis även när någon pratat om Copilot. Dataverse kan låta tekniskt och långt bort från klassiska CRM-termer, men det är faktiskt närmre än man kan tro. Att ha förståelse för Dataverse är bra från flera perspektiv. Inte bara för att kunna diskutera lösningar som stödjer affärsprocesser. Även för att inse man vad man har för möjligheter, i vissa fall med de licenser man redan har. Vad är Dataverse och vad ingår i boxen man köpt när man kanske sa att man ville ha ett CRM-system? Det ska vi reda ut i detta inlägg.
1. Vad är Dataverse?
Förenklat är Dataverse den databas som finns tillgänglig i Power Platform och som kan användas i bakgrunden för de appar man skapar. Det är också den databas som används för Dynamics 365 CE apparna (det vi tidigare kallade Dynamics CRM). Man kommer alltså en bra bit bara genom att lyssna till dess namn, Dataverse. Ett universum av data. Där kan vi börja prata om Dataverse, en tjänst som möjliggör att vi kan spara ner och hantera data/information. Men det är inte allt vad Dataverse är.
2. Dataverse, CRMKs definition
Vi på CRMK säger att Dataverse är en ypperligt bra tjänst för att få tillgång till en eller flera relationsdatabaser med inbyggd och förberedd hantering för datamodellering, säkerhet/behörighet, affärslogik och integrationer med andra system. Vi säger också:
Dataverse – För alltid vårt xRM
Det som våra hjärtan klappar lite extra för. Där CRM (Customer Relationship Management) bytts ut mot xRM för att symbolisera att vi kan modellera vilka typer av relationer som helst, inte bara de som har med kund att göra. Där x står för any relationship management eller extended relationship management. Dataverse, fortfarande en relationsdatabas, snart 20 år efter att konceptet infördes i en tidig version av Microsofts CRM-utbud. Fortfarande med kraftfulla och användarvänliga modelleringsmöjligheter. Några namnbyten senare. Idag med utökade möjligheter.
Dataverse är ofta centralt när vi bygger lösningar, oavsett om kunden använder Dynamics 365 (och “CRM-appar”) eller ej. Du som slutkund behöver inte tänka på att det är Dataverse du har i bakgrunden, men kanske är du intresserad av att veta mer om möjligheterna med verktygslådan du köpt in.
3. Vilka är Dataverse beståndsdelar?
Dataverse är en tjänst för att kunna lagra och hantera information. Det ingår olika typer av verktyg för datamodellering. Det finns förberedda delar för Power Apps appar (modelldrivna). Flera hjälpmedel för att importera in information och exportera ut information finns tillgängligt. Likaså flera sätt att skapa affärslogik på, som sedan kan användas för automatisering i bakgrunden eller när användare interagerar med någon app. En robust säkerhetsmodell finns inbyggd och förberedd att utökas och det finns flera APIer tillgängliga att använda. Låt oss kalla alla dessa olika delar för datamodellering, informationslagring, export/import, affärslogik, säkerhetsmodell och APIer.
4. Vad är datamodellering i Dataverse?
Tabeller, kolumner och relationer mellan tabeller. Det är centralt i Dataverse. Dataverse kommer med en färdig struktur, kallad Common Data Model (CDM). Beroende på vilken licenstyp du har, kan det ingå olika typer av färdiga tabeller. De allra vanligaste tabellerna är Konto och Kontakt, som är relaterade till varandra. Ett Konto kan ha flera kontakter. Vidare har de ett antal kolumner. Konto har t. ex. kolumnen Relationstyp, så att man ska kunna ange om det är en Kund, Leverantör eller Prospekt etc. Kolumner för namn, adressinformation och e-post finns naturligtvis också. Utöver de modeller som kommer med CDM och med olika typer av licenser kan man skapa egna, genom att sätta upp tabeller, kolumner och relationer däremellan.
Hur ens datamodeller skapas upp är något som har förändrats över tid. Kvar finns det klassiska sättet att helt enkelt välja ny tabell, skapa upp vilka kolumner man vill ha och relationer till andra tabeller. Nyaste tillskottet är AI-genererad datamodell, där man med ord kan beskriva vilken typ av information man vill kunna hantera och sen skapas datamodellen per automatik.
Utöver att kunna skapa upp tabeller med kolumner och relationer mellan tabeller, så finns det i Dataverse också verktyg för att skapa vyer och formulär till modelldrivna appar, något som utgör grunden för att kunna bygga affärsapplikationer. Istället för att lägga tid på att koda ett eget gränssnitt kan man använda verktygen som kommer med plattformen för att snabbt få en ny affärsapplikation ”up and running”. Eller så kan man anpassa sitt CRM så att det till exempel får unika formulär per roll (säljare, marknadsförare, kundservice) och olika vyer för att kunna titta på informationen ur olika perspektiv och med olika fördefinierade filter.
5. Vilken information lagras i Dataverse?
Det är i tabellerna som kommer med CDM och de man bygger själv som information kan lagras. Antingen genom att någon använder en (Power) app och matar in information, genom import eller integration med andra system. Dataverse är databasen bakom ditt CRM om du använder Dynamics 365 CE appar (t ex Sales, Customer Service etc.). All information du fyller i när du arbetar i Sales t ex, den sparas i Dataverse. Även all information man knapprar in i en custom (egenbyggd) app så klart.
Dataverse kan också ses som en samlingsplats för information. Det finns en ambition att Dynamics 365 F&O (tillhörande Microsofts ERP-utbud) också ska finnas i Dataverse på sikt, idag möjliggörs det genom något som med Microsoft-termer benämns dual-write. För de som använder Customer Voice för exempelvis undersökningar är det bra att veta att Dataverse används i bakgrunden, vilket möjliggör att man kan använda plattformen för att automatisera och trigga igång saker till exempel när formulärsvar kommer in. Sådan data lagras alltså också där.
Hur kan man då se informationen som finns i Dataverse? Jo, det kan göras på olika vis. Antingen genom de olika appar som finns OOB eller som man själv har byggt/något byggt åt er. Man kan gå till Maker Portalen och kika under Tabeller (obs bara kika, inte röra något där). Det finns också fler sätt som mer lämpar sig mer för en superuser, såsom XrmToolBox och FetchXML Builder.
Information kan lagras genom olika typer av automatiseringar och integrationer med förstås. Så det är inte bara genom att en användare använder en app eller importerar data. Det har börjat pratas om agenter nu med. Copilots som kan arbeta mer på egen hand och som kan triggas igång av någon viss händelse. Sådana skulle också kunna lägga till information i Dataverse, exempelvis hämta information från annat system och lagra som komplement till den information man redan har.
6. Kan man Exportera/Importera i Dataverse?
Dataverse kommer med en rad olika verktyg för att importera och exportera den information som finns i tabellerna. Vilket sätt som lämpar sig bäst beror på vad det är man vill åstadkomma. För enkla importer/exporter kan man använda sig av de inbyggda verktygen. Vill man göra mer avancerad migrering där kanske till och med viss logik behöver köras, då rekommenderas att använda något annat sätt. Vilka sätt finns mer då? Jo, vi har Power Platform Dataflows, som också tillhör plattformen. Vi har också möjlighet att använda cloud flows, logic apps, SSIS Kingswaysoft, Azure Data Factory Data Flows. Vad som lämpar sig bäst beror på behoven. Lås oss prata om era behov!
7. Vilka verktyg för affärslogik finns i Dataverse?
I Dataverse finns verktyg för datamodellering och med dem kan vi skapa tabeller. Där är också starten för vilka verktyg vi har när det gäller att skapa affärslogik. Kolumnerna tillhörande tabeller är av olika typer och vissa typer innebär att man kan utföra beräkningar och summeringar. Tillhörande tabeller finns också affärsregler, vilka ofta används för enklare manipulering av formulär. Visa/dölja fält eller göra dem obligatoriska/ej obligatoriska till exempel.
Det finns också möjlighet att lägga till nya knappar med logik bakom (när man trycker på knappen bestämmer logiken vad som ska hända). Ett nyare tillskott till low-code familjen är att man kan ha en knapp som öppnar en custom page, för att kunna få till dialogrutor som guidar användaren. Det är extra användbart när information finns spridd över flera tabeller och man vill förbättra användarupplevelsen eller när man vill koppla ihop med något annat system.
Ofta används dessa inbyggda verktyg tillsammans med andra tekniker. Inom Power Platform har vi t ex Power Automate som kan användas i kombination med Dataverse connector. Ibland finns behov av mer komplex logik och då lämpar sig traditionell utveckling bäst, till exempel genom Dataverse plugins. Det finns fler sätt att bygga affärslogik på (custom actions, Azure functions mm.) Vad som lämpar sig bäst när, det lär man sig över tid.
8. Finns det säkerhetstänk i Dataverse?
Till skillnad mot när man bygger en app med traditionell utveckling, behöver man med Power Platform inte tänka så mycket på själva inloggningen. Det finns redan förberett i plattformen. Där vinner man tid jämfört med att bygga motsvarande funktionalitet själv.
När vi pratar om Dataverse och säkerhetsmodell, då avser vi den inbyggda behörighetsmodellen som kommer med Dataverse. Det är verktyg för att sätta upp den struktur som behövs när det gäller vilka som ska kunna komma åt vilken information. Det finns möjlighet att skapa olika affärsenheter och team samt utforma säkerhetsroller som styr vem som kommer åt vad ner på fältnivå.
9. Kommer jag åt Dataverse via Api’er?
Där det finns behov att utöka lösningar genom integration eller mer avancerad affärslogik kan man använda sig av de APIer som finns. De möjliggör att man kan utbyta information med andra system. Tänk på att det alltid finns mer än ett sätt att designa en lösning på och flera faktorer att ta hänsyn till. Att utbyta information med andra system kan även göras med någon av de färdiga Power Platform connectors eller genom att skapa en egen connector. Mot vissa andra system finns det också färdiga integrationer, antingen från Microsoft, eller från någon annan leverantör.
10. Behöver jag Dataverse?
Om du inte har någon av Dynamics 365 CE-licenserna, där Dataverse medföljer och är en nödvändighet, utan istället har börjat använda Power Platform ur ett annat perspektiv, då kan det också bli aktuellt med Dataverse.
Vill du exempelvis kunna bygga modelldrivna appar, behöver du alltid Dataverse i bakgrunden. Finns det ett behov av att kunna spara ner information strukturerat, uppdelat i tabeller med relationer däremellan, ja då är Dataverse också ett bra alternativ.
Läs mer om Dataverse
Om du inte fått nog eller vill läsa mer om Dataverse hittar du två bra länkar här:
https://learn.microsoft.com/en-us/power-apps/maker/data-platform/data-platform-intro
Vill du veta mer om Dataverse eller få tips om hur ni kan få ut mer av det ni redan införskaffat, kontakta oss på CRMK.
Carina Claesson, MVP och systemarkitekt